Nieuws

Congres organiseren met Voskuil Verhuur

Geplaatst op door nlvosk-sacapunda

Congres organiseren: uw checklist

Een congres organiseren: daar moet u ruim van tevoren aan beginnen. Gelukkig heeft Voskuil Verhuur Service jarenlange ervaring in het organiseren van congressen. Wat u allemaal nodig heeft? Wij adviseren u daar altijd graag over. Bekijk al meteen deze uitgebreide checklist voor de organisatie van een nationaal of zelfs internationaal congres!

Stap 1: Stel een budget vast

Heeft u al een thema bedacht voor het congres? Zo ja, dan kunt u een budget gaan vaststellen. Maar hoe weet u precies wat u nodig heeft en wat het kost? Voskuil Verhuur Service heeft alles in huis voor een professioneel congres. Wij bieden u dan ook een precieze offerte op maat voor de volgende zaken.

1. Cateringbenodigdheden

Een congres duurt meestal een hele dag. Of zelfs een paar dagen! U moet dus voldoende voedsel en drank opslaan en serveren. De volgende producten komen dan vast zeer van pas:

2. Audiovisuele apparatuur

Met de juiste technologie biedt u de bezoekers van uw congres een complete ervaring. Vraag ons daarom direct naar:

Stap 2. Kies een datum

Kies een geschikte datum voor uw doelgroep. Houd wel rekening met feestdagen en schoolvakanties. Wilt u een congres in het weekend organiseren? Geen probleem. Voskuil Verhuur Service levert alle benodigdheden ruim op tijd, ongeacht waar u het congres organiseert.

Stap 3. Kies de juiste locatie

Hoeveel mensen verwacht u? Kies voor een locatie met voldoende ruimte. Onderzoek ook of deze locatie goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en met de auto. Denk bij dit laatste aan het aantal parkeerplaatsen! Organiseert u een congres die meerdere dagen duurt? Ga dan ook na of er geschikte overnachtingsmogelijkheden zijn. Bij voorkeur bevinden die zich zo dicht mogelijk bij de congreslocatie.

Inrichting van de locatie

De inrichting van de congreslocatie is zeker niet onbelangrijk. U wilt uw bezoekers immers voldoende comfort bieden. Gelukkig heeft Voskuil Verhuur Service verschillende producten om een congreslocatie in te richten:

Creëer comfortabele netwerkplekken

Een congres biedt de ideale gelegenheid om te netwerken. Zorg daarom voor voldoende ruimtes en voor comfortabel meubilair, zodat bezoekers op een fijne manier contact kunnen leggen. En vergeet de aankleding niet! Denk bijvoorbeeld aan deze producten voor een extra ontspannen én praktische setting:

Stap 4. Stel een inspirerend programma op

Met een congres wilt u mensen informeren en inspireren. Zorg daarom voor een gevarieerd programma met een goede inhoud en kondig de activiteiten aan in uw uitnodigingen. Misschien spreken deze activiteiten uw bezoekers wel aan?

 

1. Presentaties van één of meer gastsprekers

2. Workshops of korte trainingen

3. (Begeleidende) muziek en lichtshows

4. Videovertoningen

5. Optredens van artiesten

 

Stap 5. Coördineer het congres

Een congres moet op verschillende momenten goed gecoördineerd worden. Doorloop al deze acties vooraf en u bent goed voorbereid!

 

Voor het congres

  • Stel een lijst van werkzaamheden samen.
  • Wijs voor deze werkzaamheden verantwoordelijken aan (eventmanagers, vrijwilligers, etc.)
  • Maak samen met uw medewerkers een draaiboek.
  • Check de techniek. Test vooraf onze audiovisuele apparatuur, geluidssystemen en eventuele livestream-mogelijkheden om technische problemen te voorkomen.

 

Tijdens het congres

  • Opvang meewerkende partijen: zorg dat één of twee personen de technici, fotografen, cateraars, artiesten en leveranciers opvangen en begeleiden.
  • Gastvrije ontvangst: huur professionele gastvrouwen en gastheren in die uw bezoekers een warm welkom heten en begeleiden.
  • Coördinatie: zorg dat één of twee personen het (tijds)verloop van het congres in de gaten houden. Een goede opvolging van het draaiboek voorkomt uitloop van activiteiten.

 

Na het congres

 

  • Afsluitende borrel of maaltijd: organiseer een afsluitende borrel of maaltijd zodat uw gasten in een ontspannen sfeer kunnen napraten en netwerken.
  • Bedank al uw bezoekers: sluit het evenement af met een dankwoord aan al uw bezoekers. Wijs hen ook op de mogelijkheden om opnames van het congres te bekijken.
  • Evaluatie van het congres: bespreek het verloop van het congres met uw medewerkers. Hoe ging het? Wat vonden zij ervan? Wat kan de volgende keer beter?
  • Enquête versturen: verstuur een enquête naar al uw bezoekers, samen met een korte video die de inhoud van het congres samenvat. Wat vonden uw bezoekers van het congres? Op basis van de feedback kunt u de volgende keer weer een geslaagd congres organiseren.

Organiseer uw congres met Voskuil Verhuur

Een congres organiseren is vrij complex en neemt veel tijd in beslag. Laat Voskuil Verhuur Service u daarom ontlasten. Wij adviseren u graag over de voorbereidingen en we leveren alle benodigdheden op locatie.

Heeft u vragen of speciale verzoeken? Wilt u direct producten bestellen? Neem dan vandaag al contact met ons op. Onze ervaren medewerkers helpen u graag bij het plannen van een onvergetelijk, professioneel congres.

Dit bericht is gepost in Nieuws. Bookmark de link.
nlvosk-sacapunda